Questa funzionalità consente di definire dei processi nella produzione di documenti da Infinity Project. Per processo si intende dare la possibilità di associare al processo di stampa altre operazioni da eseguire in sequenza come ad esempio invio mail e archiviazione su DMS; definire chi può effettuare queste operazioni; definire se il processo deve essere obbligatorio.
Oltre a questo, la funzionalità ci consente di spezzare il flusso di stampa e produrre "enne" documenti suddivisi per un campo di rottura, anziché un unico documento come avviene senza l'utilizzo di questa funzionalità.
Questa funzionalità diventa molto utile in ambito gestionale (quindi in presenza di Adhoc Infinity) e per chiarire le funzionalità e uno dei possibili utilizzi, possiamo immaginare di parametrizzare il sistema in modo che l'ufficio credito possa stampare gli estratti conto ai clienti con uno scaduto in essere, e inviarli tramite mail, nonché archiviarli.
Senza l'adozione della funzionalità, non si potrebbe inoltrare il documento via mail e neppure archiviarlo, in quanto il documento prodotto sarebbe unico (un file pdf contenente tutti i clienti); inoltre, non si potrebbe obbligare l'utente ad archiviare i documenti inviati tramite mail ed archiviarli dopo la stampa. Per ultimo, ma non meno importante, non si potrebbe inibire l'invio tramite mail o l'archiviazione ad un utente abilitato all'utilizzo di un report.
Con l'adozione della funzionalità è possibile parametrizzare il sistema per fare tutto questo.
In aggiunta, possiamo anche decidere, quando i documenti prodotti riguardano un soggetto terzo, di discriminare il tipo operazione da fare per soggetto. Per cui potremmo dire che anticipiamo la eMail a tutti i soggetti "critici", mentre ai clienti "non critici" invieremo solo la parte cartacea, andando ad archiviare comunque tutti gli estratti conto.
La configurazione di un processo è composta da tre pagine:
- Generale: contiene i dati essenziali del processo
- Classificazione: contiene la definizione della classe documentale e degli attributi utilizzati per l'archiviazione
- Aziende abilitate: contiene l'elenco delle aziende per cui il processo è attivato
Generale
Tra le informazioni più importanti ricordiamo:
Flag obbligatorio: indica se in fase di stampa saranno disabilitate tutte le funzioni e resterà attivo solo l'icona "processo", vincolando così l'utente ad utilizzare solo determinate operazioni. In caso contrario l'utente avrà la possibilità di continuare ad utilizzare tutte le funzionalità della print system, oltre all'utilizzo del processo.
Azioni: Elenco delle azioni ammesse nel processo (ad oggi sono gestite stampa, invio mail, archiviazione); per ogni azione è possibile indicare i permessi per gruppo ed utente indicando se l'utente o il gruppo le possono svolgere o meno. Un utente è abilitato a svolgere una operazione solo se ha un permesso definito per lui o per uno dei suoi gruppi di appartenenza, oppure se il permesso non gli è espressamente negato. E' possibile inoltre indicare se l'azione è ripetibile; in questo modo è possibile impedire ad esempio l'invio dello stesso documento via email più volte.
Per ogni azione, diversa dalla stampa, è poi possibile specificare alcune opzioni:
Opzioni archiviazione: possiamo decidere se archiviare i soli documenti che si riferiscono ad anagrafiche o rapporti con indicata l'operazione di archiviazione, oppure tutti; inoltre per un report che non si riferisce ad un soggetto esterno, ad esempio un bilancio, il flag forza archiviazione per tutti i documenti sarà sempre abilitato. Possiamo poi definire la modalità di archiviazione: nella cartella legata alla classe documentale (vedi pagina due), nella cartella dell'intestatario, oppure nella cartella specificata nelle opzioni.
Opzioni mail: possiamo indicare se la mail deve essere in formato HTML, se raggruppare le mail per intestatario, allegando se è il caso più documenti ed infine, se raggruppare i più documenti per intestatario in un unico file zip.
Codice output e report: consentono di specificare un singolo output utente tra quelli presenti in archivio. Tramite il tasto "+" si possono aggiungere ulteriori output. In fase di stampa, quando si seleziona uno di questi output, la procedura applicherà questo processo, oppure in caso di presenza di più processi, consentirà all'utente di selezionarne uno (Funzionalità attualmente in sviluppo)
Codice report: viene riportato dall'output utente; nel caso la stampa utilizzasse una routine, andrà indicato il report lanciato dalla routine.
Chiave: è la chiave di rottura del report, ossia l'espressione che consente di spezzare il report su più file. Occorre specificare l'espressione del primo gruppo del report selezionato. L'espressione deve essere la stessa indicata sul gruppo del report; se il report è multiquery, deve essere indicato anche il nome della query come prefisso.
Sono esempi di espressioni corrette, ad esempio, c_KSCODCOM, oppure <nome_query>c_KSCODCOM.
Intestatario: è l'informazione che consente alla procedura di prelevare l'intestatario dal report per verificare se è possibile effettuare l'operazione e per prelevare, se l'azione è di tipo invio mail, gli indirizzi di spedizione. Gli intestatari ad oggi gestiti sono le anagrafiche (contatti), i rapporti (clienti, fornitori....) o l'azienda di portale corrente. Sia nel caso di contatto che di rapporto occorre specificare l'espressione che identifica la chiave primaria del contatto o rapporto su report (ad esempio c_KSCODSOG). nel caso di rapporto, essendo la chiave composta anche dal tipo, occorrerà specificare nel primo campo dopo la lista di selezione il tipo (ad esempio "CLI", "FOR", oppure c_KSTIPSOG).
Nome file: è il nome che verrà dato ai files creati. Se tra le azioni ammesse è prevista l'archiviazione specificando nei parametri una singola cartella di memorizzazione, occorre indicare come nome file una espressione che diversifichi il nome per ogni documento creato. Ad esempio si può utilizzare, fra gli altri, l'espressione chiave c_KSTIPSOG + "_" + c_KSCODSOG + ".pdf"
Oggetto: Sarà l'oggetto della mail; anche questo è componibile con parti di testo fisse (stringhe separate da ""), concatenate (+) con espressioni che ritornano stringhe.
Testo mail: è il contenuto che verrà riportato nel testo del messaggio di posta elettronica, anche questo componibile mediante espressioni.
esempio "Al responsabile amministrativo della " + c_KSDESCRI + NL + "Siamo in attesa di ....." + NL + "Cordiali Saluti".
Classificazione
Contiene l'indicazione della classe documentale di riferimento per il processo che verrà utilizzata per l'azione di archiviazione. Legata alla classe vengono proposti gli attributi dove sarà necessario indicare l'espressione di valorizzazione. Ad esempio, per l'attributo di tipo cliente, una possibile espressione potrebbe essere c_KSCODSOG. In fase di archiviazione la procedura valorizza gli attributi in base alle espressioni.
Aziende abilitate
Contiene un flag che indica se il processo è attivato su tutte le aziende. In caso contrario verranno indicate le aziende per cui il processo è abilitato.