La documentazione prodotta in Paghe OMNIA, può essere archiviata nel Document Management System (DMS) di Portale MIP/HR e pubblicata alle proprie aziende clienti e ai dipendenti delle aziende stesse.
Per produrre i documenti OMNIA da archiviare/pubblicare in Portale MIP/HR, in tutte le funzioni di stampa abilitate a tal fine, è presente nel dialogo "Definizione parametri di uscita", il campo "Portae MIP/HRl" che può assumere i valori "S" e "N".
Impostando questo flag ad "S", per tutte le ditte richiamate, verranno prodotti uno o più file di testo nella cartella ../apri/hrpfls indipendentemente dalla "Serie archivi" di esecuzione.
Prima di effettuare archiviazioni/pubblicazioni, è necessario configurare le "Impostazioni globali" (Workspace/Archivio/Impostazioni) avendo cura di indicare il campo "Percorso memorizzazione file".
Il percorso indicato deve essere condiviso e visibile da tutti gli applicativi del Portale MIP/HR presenti.
Per ulteriori informazioni consultare la Guida in linea di Infinity Framework.
Per importare uno o più documenti di Omnia nel Portale MIP/HR è necessario :
per un trasferimento INDIRETTO, utilizzare il gadget "Archiviazione/Pubblicazione";
in alternativa, con APRIM, sarà possibile attivare il trasferimento DIRETTO, compilando la funzione "Configurazione WebService/Portale MIP-HR" (Servizi/Altre funzioni). Se viene attivata questa gestione, le stampe generate da Omnia verranno trasferite direttamente in Portale MIP/HR, popolando "Archivio documenti" e "Folder organizzativo". La "Pubblicazione ai dipendenti", per default viene delegata all'azienda che si collega ad HRPortal. Si valuterà in futuro la possibilità di far scegliere questa opzione direttamente da Omnia. Per ulteriori informazioni consultare la guida operativa di APRIM.
La prima opzione da utilizzare è "Aggiungi file" che permette di cercare il file da importare nella cartella ../apri/hrpfls, se i Server si vedono reciprocamente, oppure nella cartella ftp condivisa creata all'uopo.
Una volta selezionato il file da importare eseguire l'azione "Start upload".
IMPORTANTE! È possibile importare anche un file zippato contenente più
documenti da importare.
Pubblica a folder organizzativo
Attivando questo check, i documenti importati verranno pubblicati nel gadget "Folder organizzativo" visibile di norma dagli utenti azienda (assegnati di norma al gruppo 999021).
- Il campo "Data" permette allo studio/associazione di differire il momento in cui l'azienda potrà iniziare a vedere le informazioni;
- mentre il check "Richiesta presa visione", permette alla studio di sapere in ogni momento quali documenti sono stati consultati o salvati dall'azienda.
Attenzione:
Per fare in modo che un utente azienda veda le proprie informazioni, è
necessario che il gruppo di sicurezza legato all'azienda venga abilitato
sulla cartella della ragione sociale o su una cartella sottostante (ad
esempio per singola tipologia di documento e per filiale). Questa operazione
va eseguita la prima volta in cui una azienda (o un particolare documento)
viene importato.
Pubblica ai dipendenti
Attivando questo check, i documenti importati verranno pubblicati nel gadget "Documenti personali" visibile dagli utenti dipendenti (di norma assegnati al gruppo 999999).
- Il campo "Data" permette allo studio/associazione di differire il momento in cui i dipendenti possono iniziare a vedere i documenti pubblicati;
- il check "Richiesta presa visione", permette alla studio e/o all'azienda di sapere in ogni momento quali documenti sono stati consultati o salvati dai dipendenti.
È chiaro che in questo caso ogni dipendente dovrà aver associato una propria login e password. È possibile creare queste login manualmente (accedendo alla tabella "Utenti") oppure automaticamente (attraverso la funzione di "Creazione automatica utenti"). In questo ultimo caso è possibile anche prevedere una creazione schedulata degli utenti che crei le nuove utenze per ogni nuovo rapporto di lavoro esistente nel sistema.
Eseguendo l'azione archiviazione/pubblicazione, viene sempre popolato l'archivio del DMS. I documenti di Paghe sono stati organizzati tutti sotto la cartella "Aziende Gestite", "001 Area del personale". Sotto questa cartella sono stati creati 7 grandi raggruppamenti:
Libro unico
Report
Denunce
Contabilità
Collocamento
Budget
Fatturazione
Sotto ogni raggruppamento viene creata la cartella della tipologia di documento importato (detta "Classe documentale"). All'interno di ogni classe documentale i documenti sono presenti con una suddivisione temporale adatta per la classe documentale in gestione. Ad esempio i libri unici sono suddivisi per anno e all'interno dell'anno per mese e tipo cedolino.
La prima volta che viene importata una nuova azienda, sulla cartella riferita alla "Ragione sociale" viene impostata la riservatezza al gruppo "Amministratori", al gruppo "HRPortal Publisher" (oltre all'utente che ha eseguito fisicamente l'importazione). Per questo è importante che tutti gli utenti dell'organizzazione che devono vedere quanto archiviato nel DMS siano utenti che appartengono a questi due gruppi.
Importante:
qualora si desse la gestione del DMS all'azienda, è importante abilitare
anche gli utenti dell'azienda alla cartella che rappresenta la ragione
sociale dell'azienda stessa.
Attivando l'opzione "Pubblica a folder organizzativo", i report, oltre ad alimentare il DMS, vanno a popolare il gadget "Folder organizzativo".
L'organizzazione del folder organizzativo rispecchia quella presente nel DMS ad eccezione del fatto che in alcune classi documentali, è prevista la cartella "Filiale".
La prima volta che viene importata una azienda, sulla cartella riferita alla "Ragione sociale" viene impostata la riservatezza al gruppo "Amministratori" e al "gruppo "HRPortal Publisher" (oltre all'utente che ha eseguito fisicamente l'importazione).
A questo punto gli utenti azienda possono essere abilitati con le seguenti possibilità:
Abilitare la cartella della "Ragione sociale".
Abilitare la cartella del "Raggruppamento delle classi documentali" (vedi DMS)
Abilitare la cartella della singola "Classe documentale"
Abilitare la cartella della singola "Filiale" sotto la singola classe documentale
Si potranno quindi avere, anche all'interno della stessa azienda, utenti che vedono tutto quanto pubblicato dallo studio/associazione, utenti che vedono solo alcune classi documentali (ma tutte le filiali), utenti che vedono solo alcune classi documentali e di queste solo i dati riferiti ad una filiale in particolare.
Per impostare la sicurezza si accede alle proprietà della cartella, e si impostano i permessi della cartella.
All’interno di questi pannelli vanno elencati gli utenti e/o i gruppi che dovranno accedere alla cartella.
E’ possibile autorizzare le cartelle presenti nel Folder organizzativo utilizzando le seguenti opzioni nel campo “impostazioni accessi”:
Pubblico
La cartella sarà visibile da tutti gli Utenti/Gruppi autorizzati al gadget Folder Organizzativo; si precisa che con tale opzione non è possibile inserire le “Autorizzazioni”.
Abilita sicurezze
La cartella sarà visibile solo dagli Utenti/Gruppi autorizzati ( Box “Autorizzazioni” )
Eredita dal padre
La cartella eredita dalla “cartella” di livello superiore che ha impostato le autorizzazioni con l'opzione “Abilita sicurezze”; si precisa che con tale opzione non è possibile inserire le autorizzazioni, ma le variazioni, ove necessario, dovranno essere eseguite sulla “cartella” di livello superiore con l'opzione “Abilita sicurezze” e, automaticamente, verranno ereditate.
Quest'ultima opzione, per utenti/gruppi che hanno le stesse caratteristiche di visibilità, è quella consigliata, da impostare su tutte le sottocartelle esistenti in alberatura e facenti capo ad una cartella padre.
Nelle “autorizzazioni” le azioni possibili sono:
- Accede
E' possibile definire le autorizzazioni in “Negazione” e non solo in “Consentito”.
- View only
E' possibile definire, tramite questa opzione, che il documento pubblicato a Folder organizzativo possa essere visto,
dall'utente destinatario della pubblicazione, ma NON aperto; in quest'ultimo caso se si apre il documento verrà
emessa la segnalazione bloccante di “Accesso negato”.
Si precisa che, i documenti per i quali non si è autorizzati all'apertura, non possono essere selezionati ai fini del
"Download file selezionati” e non possono essere inviati con ”Send email with document”.
N.B. E’ possibile attribuire in automatico i gruppi relativi all’azienda, compilando il pannello autorizzazioni dall’anagrafica azienda/ente; il gruppo specificato verrà attribuito in automatico alla prima pubblicazione di un documento per quella azienda.
Per questa impostazione si rimanda al capitolo "Definizione utenti e gruppi"
La pubblicazione ai dipendenti
Con l'icona di 'Pubblica ai dipendenti' l'utente azienda può procedere alla pubblicazione dei documenti selezionati, nel gadget 'Documenti personali' dei dipendenti collegati ai dipendenti stessi.
Questo gadget, di norma visibile a tutti gli utenti appartenenti al gruppo '999999', viene utilizzato da HRPortal per distribuire i documenti ai dipendenti e collaboratori delle aziende.
Il meccanismo di pubblicazione è il seguente:
Per l'utente che si collega ad HRPortal viene determinato il codice fiscale collegandosi alla tabella "Persone".
In base al codice fiscale così determinato vengono letti tutti i documenti personali pubblicati che contengono (come attributo) lo stesso codice fiscale.