Questo archivio che rappresenta il patrimonio aziendale è condiviso tra tutte le aziende di portale per le informazioni puramente anagrafiche mentre ogni azienda di portale è in grado di gestire le proprie informazioni specializzate tramite il concetto di "rapporto".
La tabella "aziende" è quindi condivisa a livello di installazione ed in essa vengono memorizzate tutte le aziende gestite nell’applicativo ("contatti"). Il contatto assume all’interno dell’azienda di portale diversi rapporti in base ai quali può assumere diversi stati a seconda delle azioni eseguite. I rapporti definiscono ciò che rappresenta quel contatto per l’azienda, per cui una azienda può essere:
- Cliente
- Fornitore
- Agente
- Vettore
- Dipendente / collaboratore
- ecc.
Il contatto è multiaziendale, i rapporti sono aziendali.
La gestione consente di lavorare con le aziende indipendentemente dal rapporto (documento intestato all’agente, al dipendente o al fornitore). Anche aziende o persone che non hanno rapporti ”gestionali” con la / le aziende confluiranno nell'anagrafico, si pensi, ad esempio, al produttore di un articolo che l’azienda acquista da un grossista. Il grossista è il fornitore con il quale l’azienda si interfaccia, mentre il produttore serve solo come dato gestionale.
Un contatto anagrafico (in quanto insieme di dati puramente descrittivi come Ragione Sociale, Indirizzi… ) è comune a tutte le aziende di portale, il rapporto, anche quello commerciale, con tutte le sue informazioni specializzate è legato all’azienda di portale.
Al contatto è possibile associare informazioni di carattere trasversale (documenti, attività, mail ….), tali informazioni saranno disponibili anche su altre aziende di portale sempre che l'utente abbia accesso a tali informazioni.
Al rapporto sono associate informazioni specializzate e quindi visibili solo nell’azienda di portale selezionata.
In ogni contesto sono accettati solo determinati tipi rapporto.
Per ogni codice azienda possono esistere più codici rapporto validi alla data. La modifica delle informazioni replicate non è ammessa da questa gestione, ma avviene tramite apposite procedure.
Tra le informazioni legate all'azienda, poniamo particolare attenzione su:
Azienda collegata: informazione utilizzata per avere viste correlate di più soggetti quando un soggetto è "nato" da un altro; ad esempio una volturazione.
Immagine: specifica il logo aziendale
Cartella aziendale: cartella di default utilizzata per il D.M.S. e sfruttata per eventuale divulgazione dati da altre applicazioni
Sedi: nelle sedi troviamo i dati anagrafici che possono differire a seconda che si lavori con un certo stabilimento, con un certo recapito, etc.. Deve sempre comunque esistere un recapito principale.
Privacy: consente di specificare le "scelte" dell'azienda in termini di trattamento dei dati personali e delle eventuali comunicazioni commerciali
In presenza del modulo AdHoc Infinity, accanto al codice azienda appare l'Hyperlink "Storicizzazione rapporti" che consente di aggiornare i dati anagrafici dell'azienda salvaguardando i rapporti (Cliente, Fornitori...) già in essere e/o creandone di nuovi con le informazioni aggiornate. Ovviamente la storicizzazione deve essere eseguita quando si modificano gli elementi anagrafici che hanno "impatto" sulla parte gestionale come ad esempio la modifica della Ragione Sociale o della forma giuridica o Partita IVA, o l'indirizzo se usato per la fatturazione ... non è necessario fare questa operazione per i dati puramente informativi come ad esempio modifica di un telefono, delle note aggiuntive. Se non viene eseguita la storicizzazione, la modifica dei dati anagrafici aggiorna automaticamente TUTTI i rapporti in essere (attivi o obsoleti) con le nuove informazioni.
Prodotti in uso [Pagina presente se attivo il modulo CRM]
In questa pagina possono essere memorizzate informazioni in ambito CRM relativamente ai prodotti in uso/assistenza; per la spiegazione dettagliata si rimanda alla sezione specifica del modulo.
Info CRM [Pagina presente se attivo il modulo CRM]
In questa pagina possono essere memorizzate informazioni in ambito CRM, per la spiegazione dettagliata si rimanda alla sezione specifica del modulo
Pubblicazione documenti [Pagina presente se attivo il modulo Document Management System]
In questa pagina è possibile specificare quali persone possono essere destinatarie di eventuali azioni presenti in processi documentali.
Ad esempio a seguito di un processo documentale predisposto per la stampa delle fatture, è possibile indicare che i documenti appartenenti alla classe documentale specificata, possano essere visualizzati in mydesk tramite opportuni gadget dalle persone o gruppi indicati (devono essere persone che hanno come azienda di lavoro quella a cui si riferiscono i documenti, ovvero relazionati al contatto o ai rapporti in essere), o inviati via email alle persone o gruppi indicati come destinatari principali o in CC.
Per una corretta configurazione, anche in virtù dell'eventuale presenza di profili di sicurezza, è necessario inserire il programma all'interno della gestione Programmi/Funzionalità in applicazione del pannello di controllo, dove nel campo Codice ci sarà da scrivere gsda_gadget_pubdoc; nel campo Area funzionale da selezionare DMSAFUNZI; nel campo Tipologia da selezionare Portlet/Page e nel campo Programma ci sarà da scrivere gsda_gadget_pubdoc_portlet.jsp. Il resto dei campi sarà compilato in automatico.
CRM Post Vendita [Pagina presente se attivo il modulo CRM Post Vendita]
In questa pagina possono essere indicati alcuni dati utili per il modulo CRM Post Vendita, quali il centro servizi di default, il dominio (informazione utilizzata per il riconoscimento del mittente delle richieste di assistenza) ecc. Per la spiegazione dettagliata si rimanda alla sezione specifica del modulo.
Parametri Sostitutiva [Pagina presente se attivo il modulo DMStoSOS]
Qualora sia abilitato il servizio di Conservazione in Sostitutiva, deve essere indicata la tipologia di firma da utilizzare per l’apposizione della Firma Digitale sui documenti.
In particolare la firma può essere effettuata con dispositivi locali o con HSM; in quest’ultimo caso è necessario censire le credenziali fornite da Zucchetti in seguito all’acquisto di un certificato HSM.
Se la combo "Tipo firma" è valorizzata su HSM, i dati di configurazione inseriti in questa gestione vengono riportati anche in un file che memorizzato in ...\webapps\<nomecontesto>\WEB-Inf\cfg e che funge da collegamento con il web service. Tale file è denominato configHsm001.config.